Automatizacija prasideda nuo aiškios taisyklės: kai nutinka vienas įvykis, sistema atlieka pasirinktą veiksmą. Pavyzdžiui, gavus svetainės užklausą, kliento kontaktai įrašomi į lentelę. Svarbiausia iš anksto nuspręsti, kokį rezultatą norite gauti.
Toliau šį pavyzdį naudosime tam, kad kiekvienas kūrimo žingsnis būtų konkretesnis.
Pasirinkite vieną pasikartojančią užduotį
Pradėkite nuo darbo, kurį dažnai atliekate rankomis: perrašote klientų kontaktus, išsaugote laiškų priedus ar perkeliate rezervacijas į kalendorių. Pirmajai automatizacijai rinkitės procesą su aiškiu rezultatu ir kuo mažiau išimčių.
Užrašykite tris dalykus: kas pradeda procesą, kokie duomenys reikalingi ir kur turi atsirasti rezultatas. Jei šių dalykų dar negalite įvardyti, pirmiausia sutvarkykite patį darbo procesą.
Pradžia - pateikta svetainės forma. Duomenys - vardas, el. paštas ir užklausos tekstas. Rezultatas - viena nauja eilutė klientų registre.
Paruoškite programas ir duomenis
Patikrinkite, ar turite prieigą prie naudojamos formos, pašto, lentelės ar kalendoriaus. Pasiruoškite atskirą bandomąją lentelę ir aiškius stulpelių pavadinimus. Taip bandymai nesusimaišys su tikrais klientų įrašais.
Nuspręskite, kurie laukai privalomi, kas nutiks gavus tuščią reikšmę ir kaip atpažinsite tą pačią užklausą. Jei šaltinis pateikia unikalų užklausos ID, jį verta išsaugoti kartu su kitais duomenimis.
Į bandymus dėkite išgalvotus kontaktus ir pavyzdinius tekstus. Prieš dirbdami su tikrais klientų duomenimis įvertinkite, kokioms programoms juos perduodate ir kokius leidimus suteikiate.
Susikurkite automatizacijų platformos paskyrą
Mūsų scenarijai skirti Make platformai. Joje automatizacijos veiksmai jungiami vizualiai: kiekvienas modulis atlieka vieną užduotį, o jungtys perduoda duomenis kitam žingsniui.
Jei paskyros dar neturite, ją galite susikurti prieš diegdami scenarijų. Programų prenumeratos ir platformos naudojimo mokesčiai yra atskiri nuo įsigyto automatizacijos paketo. Reikalingas galimybes patikrinkite pagal savo pasirinktą procesą.
Sukurti automatizacijų paskyrąImportuokite scenarijų ir prijunkite paskyras
Paruoštas scenarijaus failas leidžia pradėti nuo sudėliotų veiksmų. Importavę jį į savo paskyrą, pagal konkretaus paketo PDF instrukciją prijunkite naudojamas programas ir pasirinkite duomenų šaltinius.
Scenarijaus failas nepakeičia jūsų paskyrų leidimų. Kiekvienas pirkėjas jungia savo paštą, lentelę ar kalendorių. API raktus įveskite tik į tam skirtus ryšio laukus; jų nekopijuokite į viešas lenteles ar scenarijaus aprašymą.
Kol nustatymai ir bandymas nebaigti, automatinį vykdymą laikykite išjungtą. Ypač svarbu neskubėti, jei procesas siunčia laiškus ar viešina turinį.
Susiekite laukus ir nustatykite taisykles
Laukų susiejimas reiškia, kad nurodote, iš kur paimti kiekvieną reikšmę. Formos vardą susiekite su lentelės stulpeliu „Vardas“, el. paštą - su „El. paštas“, o klausimą - su „Užklausa“.
Dinaminį lauką pasirinkite iš ankstesnio modulio duomenų, kad kiekvieną kartą būtų naudojama naujos užklausos reikšmė. Įrašytas pastovus tekstas kiekvieno vykdymo metu liktų toks pats.
Filtrai nustato, kurie įrašai keliauja toliau. Pavyzdžiui, galite priimti tik užklausas su užpildytu el. paštu. Jei šablone nėra dublikatų patikros ar klaidų apdorojimo, šių funkcijų nelaikykite savaime veikiančiomis - jas reikia įvertinti atskirai.
Atlikite mažą, kontroliuojamą bandymą
Paleiskite vienkartinį bandymą ir pateikite vieną bandomąją užklausą. Patikrinkite galutinę lentelę: ar atsirado viena eilutė, ar kontaktai pateko į tinkamus stulpelius ir ar lietuviškos raidės išliko teisingos.
- Patikrinkite visą įrašą, ne vien sėkmingo vykdymo žymą.
- Išbandykite tuščią neprivalomą lauką.
- Patikrinkite, kaip procesas elgiasi gavęs pakartotinę užklausą.
- Įsitikinkite, kad pasirinkti tinkami gavėjai, aplankai ir lentelės.
Jei scenarijus siunčia laišką, bandymui rinkitės savo adresą. Vienkartinis paleidimas taip pat gali atlikti tikrus veiksmus - jis nėra vien peržiūra.
Paleiskite ir prižiūrėkite automatizaciją
Tik patikrinę rezultatą nustatykite vykdymo tvarkaraštį arba įvykiu paremtą paleidimą, jei jį palaiko pasirinktas scenarijus. Jei procese naudojamos datos, patikrinkite laiko juostą ir jos įtaką kalendoriaus įvykiams.
Po paleidimo peržiūrėkite pirmuosius vykdymus. Vėliau grįžkite prie scenarijaus, kai keičiasi lentelės stulpeliai, paskyrų leidimai, programų nustatymai ar jūsų darbo tvarka. Automatizacija sumažina rankinį darbą, tačiau jos rezultatus vis tiek reikia prižiūrėti.
Norite pradėti nuo paruošto proceso?
Mūsų pakete gaunate scenarijaus failą ir lietuvišką PDF instrukciją. Automatizaciją diegiate bei valdote savo paskyroje. Rinkitės pagal savo naudojamas programas ir norimą rezultatą.