Naudingam užduoties aprašymui nereikia techninių terminų. Parašykite, ką darote dabar, iš kur gaunate informaciją, kur ją perkeliate ir kokio rezultato tikitės. Pridėkite nuasmenintą pavyzdį bei kelias išimtis – tai padeda specialistui įvertinti darbus ir pateikti palyginamą pasiūlymą.
Kokią informaciją pateikti pirmiausia?
Aprašykite procesą vienu konkrečiu atveju: klientas užpildo svetainės formą, administratorė gauna laišką, perrašo kontaktus ir sukuria užduotį vadybininkui. Nurodykite programas ir darbo dažnį. Jei dalį duomenų darbuotojas patikslina telefonu, įrašykite ir šį žingsnį.
Toliau apibrėžkite problemą: užklausos vėluoja, trūksta atsakingo žmogaus ar duomenys kelis kartus perrašomi. Formuluotė „norime DI sprendimo“ nepasako, kokį darbą reikia atlikti. Konkretus aprašymas leidžia įvertinti ir paprastesnę integraciją.
Kaip aprašyti norimą rezultatą?
Vartokite patikrinamus veiksmus: sukurti įrašą, perduoti failą, atnaujinti būseną, parengti juodraštį. Nurodykite, ar reikia vykdyti iš karto, ar pakanka periodinio apdorojimo. Jei reikalingas atsakymas klientui, atskirkite paruošimą nuo paties išsiuntimo.
Pažymėkite, kas lieka žmogui. Pavyzdžiui, sistema surenka duomenis ir parengia pasiūlymą, tačiau kainą bei laišką patvirtina vadybininkas. Taip sumažėja skirtingų interpretacijų dėl projekto apimties.
Kokį pavyzdį galima pateikti neatskleidžiant klientų duomenų?
Paruoškite lentelę su išgalvotais kontaktais ir tokiais pat stulpelių pavadinimais, kokius naudojate darbe. Pridėkite vieną įprastą įrašą, vieną su tuščiu neprivalomu lauku ir vieną pasikartojantį įvykį. Dokumentui naudokite pavyzdinį failą, išlaikydami jo struktūrą.
Pirminėje užklausoje nesiųskite API raktų, slaptažodžių ar tikrų klientų dokumentų. Prieigos būdas derinamas atskirai, kai jau aišku, kas vykdys darbus ir kokios teisės reikalingos.
Trumpas užduoties šablonas paslaugų verslui
Dabar: svetainės užklausos ateina į bendrą paštą ir rankiniu būdu perkeliamos į registrą. Programos: svetainės forma, Gmail ir Google Sheets. Apimtis: apie 80 užklausų per mėnesį. Tikslas: vieną užklausą vieną kartą įrašyti į bendrą registrą ir priskirti atsakingą darbuotoją.
Duomenys: užklausos ID, gavimo laikas, vardas, kontaktas ir pasirinkta paslauga. Išimtys: trūksta kontakto, kartojasi užklausos ID arba registras nepasiekiamas. Šis pavyzdys yra užduoties aprašymas, o ne pažadas, kad kiekvienas šablonas jau turi visas išvardytas funkcijas.
Kada darbas laikomas baigtu?
Susitarkite dėl kelių patikrų: teisingi duomenys patenka į tinkamus laukus, pakartotas įvykis nesukuria dublikato, netinkamas įrašas patenka peržiūrai, o sustojus procesui yra aiški reagavimo tvarka. Išbandykite jas kartu su darbuotoju, kuris naudosis rezultatu.
Pridėkite pageidaujamą terminą, biudžeto ribą ir tolesnės priežiūros poreikį. Jei dar nežinote kainos, parašykite tai tiesiai ir paprašykite pasiūlyti pirmą mažesnės apimties etapą. Tai geresnis pagrindas pokalbiui nei neapibrėžtas prašymas automatizuoti viską.
Dažniausi klausimai
Ar reikia techninės specifikacijos?
Pradiniam įvertinimui pakanka aiškaus proceso ir pavyzdžio. Techninį įgyvendinimą gali pasiūlyti specialistas.
Ar užklausoje būtina nurodyti biudžetą?
Biudžeto ribos padeda pasiūlyti realią apimtį. Jei jos nežinote, nurodykite, kad laukiate etapų ir kainos įvertinimo.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.