Automatinė ataskaita naudinga tada, kai komanda vienodai supranta rodiklius ir žino jų šaltinį. Pradėkite nuo kelių sprendimui reikalingų skaičių, pavyzdžiui, naujų užklausų, pateiktų pasiūlymų ir užbaigtų užsakymų. Prie ataskaitos visada turi būti aiškus laikotarpis ir atnaujinimo laikas.
Kokius rodiklius pasirinkti?
Pirmiausia įvardykite klausimą, į kurį ataskaita atsakys. Jei norite suprasti pardavimų eigą, vien svetainės lankytojų skaičiaus nepakaks. Gali reikėti naujų užklausų, pasiūlymų ir priimtų užsakymų skaičiaus.
Kiekvienam rodikliui užrašykite apibrėžimą: ar skaičiuojamos visos formos, tik tinkamos užklausos, ar unikalūs klientai. Tas pats žmogus gali pateikti kelis atskirus poreikius, todėl kontaktų skaičius ir užklausų skaičius nėra tapatūs.
Kaip sujungti duomenų šaltinius?
Nustatykite, iš kur gaunama kiekviena reikšmė ir kuri sistema laikoma pagrindiniu šaltiniu. Jei pardavimas rodomas ir parduotuvėje, ir CRM, nesumuokite šių įrašų kaip dviejų atskirų pardavimų.
Sudarykite laukų atitikmenis ir išsaugokite ryšio ID. Pirmam variantui gali pakakti vieno patikimo šaltinio. Kitas sistemas prijunkite tada, kai aišku, kaip atskirti persidengiančius įrašus ir ką daryti trūkstant duomenų.
Kokį laikotarpį ir datas naudoti?
Nuspręskite, ar savaitę skaičiuojate pagal užklausos gavimą, pasiūlymo pateikimą, ar užsakymo patvirtinimą. Tai skirtingi verslo įvykiai. Ataskaitoje pateikite laikotarpio pradžią, pabaigą ir taikomą laiko juostą.
Lyginami laikotarpiai turi būti vienodai apibrėžti. Nebaigtos einamosios savaitės palyginimas su visa ankstesne savaite gali klaidinti. Jei duomenys dar pildomi, pažymėkite ataskaitą kaip tarpinę.
Kaip parodyti klaidą, o ne klaidingą nulį?
Jei šaltinio nuskaitymas nepavyko, ataskaita neturėtų rodyti nulio pardavimų taip, lyg duomenys būtų gauti. Atskirkite „duomenų nėra“, „rodiklis lygus nuliui“ ir „šaltinis nepasiekiamas“.
Prieš siųsdami apžvalgą tikrinkite paskutinio atnaujinimo laiką ir nuskaitytų įrašų skaičių. Jei dalis šaltinių neatsinaujino, parodykite tai skaitytojui arba perduokite ataskaitą peržiūrai.
Kaip patikrinti pirmą ataskaitą?
Paimkite nedidelį žinomą laikotarpį ir suskaičiuokite rezultatą rankiniu būdu pagal tas pačias taisykles. Patikrinkite laikotarpio ribose esančius įrašus, atšaukimus ir dublikatus. Nuasmenintus testinius duomenis saugokite atskirai nuo realios apskaitos.
Tik patvirtinę skaičiavimo logiką suplanuokite siuntimą ar skydelio atnaujinimą. Ataskaita turi padėti atlikti veiksmą: susisiekti su užklausomis, peržiūrėti vėluojančius pasiūlymus ar pastebėti proceso pokytį.
Dažniausi klausimai
Ar ataskaitai būtinas atskiras analitikos įrankis?
Nedidelei apžvalgai gali pakakti tvarkingos lentelės. Įrankį rinkitės pagal duomenų apimtį, prieigas ir reikalingą pateikimą.
Ar sėkmingas scenarijaus vykdymas garantuoja teisingus skaičius?
Ne. Reikia patikrinti rodiklių apibrėžimus, atrankos taisykles ir šaltinių pilnumą.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.