Failų automatizavimą pradėkite nuo taisyklės, pagal kurią darbuotojas ir be sistemos galėtų rasti dokumentą. Nuspręskite, pagal ką kuriami aplankai, kaip vadinami failai ir kaip sprendžiamas pavadinimų sutapimas. Pirmame etape rinkitės kopijavimą į aiškią vietą, išsaugodami šaltinį.
Kokią aplankų struktūrą pasirinkti?
Pasirinkite verslo paieškos logiką: projektas ir dokumento tipas arba metai ir mėnuo. Nekurkite daug lygių, jei darbuotojams sunku paaiškinti, kuo jie skiriasi. Sutarkite, kur saugomas galutinis dokumentas ir kur darbinės versijos.
Pavyzdžiui, projekto failai gali būti grupuojami pagal projekto ID, o ne vien kliento vardą. Tas pats klientas gali turėti kelis darbus, o vardo rašyba gali kisti. Stabilus ID padeda išlaikyti ryšį.
Kaip sudaryti failo pavadinimą?
Numatykite kelias reikšmes: datą, projekto ar užklausos ID ir dokumento tipą. Aiškiai nustatykite, ar data reiškia gavimą, sukūrimą, ar dokumento viduje nurodytą datą. Šios reikšmės gali skirtis.
Jei automatizacija neskaito dokumento turinio, ji nežinos tikrojo sąskaitos numerio. Nepriskirkite failui tariamos reikšmės vien pagal laiško temą. Neaiškius dokumentus galima perkelti į peržiūros aplanką.
Kas nutinka radus vienodą pavadinimą?
Iš anksto pasirinkite, ar kuriama nauja versija, pridedamas unikalus ID, ar failas perduodamas peržiūrai. Tylus perrašymas gali sunaikinti darbuotojo pakeitimus. Vienodo pavadinimo failai nebūtinai turi vienodą turinį.
Išsaugokite šaltinio ir sukurto failo ryšį. Tai leidžia patikrinti, iš kur dokumentas atkeliavo ir ar tas pats priedas jau buvo apdorotas. Turinio dublikatų nustatymas gali reikalauti papildomos logikos.
Kaip tvarkyti kelis priedus ir prieigas?
Vienas laiškas gali turėti dokumentą, paveikslėlį ir kitą priedą. Aprašykite leistinus tipus, dydžio ribas ir atrankos kriterijus. Netinkamas priedas turėtų būti praleistas arba pažymėtas, o ne sugriauti visą procesą be aiškaus rezultato.
Patikrinkite galutinio aplanko prieigas. Failo perkėlimas į bendrą vietą gali pakeisti, kas jį mato. Automatizacija turėtų remtis sąmoningai parinkta saugojimo vieta ir nekurti viešos nuorodos be tokio poreikio.
Ką patikrinti prieš paleidimą?
Išbandykite failą su lietuvišku pavadinimu, ilgą pavadinimą, kelis priedus ir pakartotinį įvykį. Patikrinkite, ar kopija atsidaro ir ar turinys nesikeičia. Atskirai patikrinkite atvejį, kai tikslinis aplankas nepasiekiamas.
Originalų šalinimą vertinkite kaip atskirą projektą su aiškia saugojimo tvarka. Failų perkėlimo scenarijus savaime nėra visavertė atsarginių kopijų sistema ir neįrodo, kad dokumentą bus galima atkurti.
Dažniausi klausimai
Ar vienodas failo pavadinimas reiškia dublikatą?
Ne. Pavadinimas ir turinys gali nesutapti, todėl reikia konkrečios atpažinimo taisyklės.
Ar galima automatiškai ištrinti originalus?
Tik apgalvojus saugojimą, atkūrimą ir bandymus. Pirmam etapui naudinga išsaugoti šaltinius.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.