Sąskaitų surinkimo automatizacija atrenka reikiamus laiškus ir išsaugo jų priedus pasirinktame aplanke. Ji sumažina rankinį dokumentų persiuntimą, tačiau failo išsaugojimas dar nėra sąskaitos duomenų patikra ar įtraukimas į apskaitą.
Aiški atranka svarbiau už visų priedų kaupimą
Nuspręskite, ką scenarijus turi stebėti: atskirą pašto aplanką, žymą ar konkrečių tiekėjų laiškus. Pradžiai patogu sąskaitų laiškus pažymėti viena žyma ir automatizacijai leisti apdoroti tik juos.
Vien žodis „sąskaita“ laiško temoje gali atrinkti ir susirašinėjimą, kuriame dokumento nėra. Vien PDF formatas taip pat neįrodo, kad failas yra sąskaita. Kiekvienam kriterijui numatykite, ką daryti radus netinkamą dokumentą.
Aplankai ir failų pavadinimai
Pasirinkite suprantamą aplankų struktūrą, pavyzdžiui, metus ir mėnesį. Iš anksto nuspręskite, ar mėnuo nustatomas pagal laiško gavimo laiką, ar pagal sąskaitos datą. Tai skirtingos reikšmės: senesnė sąskaita gali būti atsiųsta vėliau.
Failo pavadinime galite naudoti gavimo datą, tiekėją ir originalų priedo pavadinimą. Jei scenarijus neskaito dokumento turinio, jis nežinos tikro sąskaitos numerio. Nevadinkite paprasto priedų išsaugojimo išmaniu sąskaitų atpažinimu.
Dublikatų ir kelių priedų patikra
Viename laiške gali būti sąskaita, paslaugų ataskaita ir logotipo paveikslėlis. Patikrinkite, ar scenarijus apdoroja visus tinkamus priedus ir praleidžia nereikalingus. Jei laiškas siunčiamas dar kartą, failai neturėtų būti aklai dubliuojami.
Techninei įvykio patikrai galima naudoti laiško ir priedo identifikatorius. Tačiau tas pats dokumentas kitame laiške gali turėti kitą identifikatorių. Patikimesnei dokumentų dublikatų kontrolei reikia papildomos logikos, o kartais ir turinio analizės.
Bandymas su trimis skirtingais laiškais
Išbandykite laišką su vienu PDF, laišką su keliais priedais ir laišką be tinkamo dokumento. Patikrinkite, kuriame aplanke atsirado failai, ar jie atsidaro ir ar nesikeičia jų turinys. Bandymui naudokite pavyzdinius dokumentus.
Po paleidimo palikite žmogui galimybę peržiūrėti rezultatą. Sutarkite su buhalteriu, kaip ir kada perduosite dokumentus. Automatizacija turi palengvinti esamą tvarką, o ne tyliai sukurti dar vieną neprižiūrimą aplanką.
Dažniausi klausimai
Ar automatizacija perskaito sąskaitos sumą?
Paprastas priedų surinkimas sumos neperskaito. Dokumentų duomenų išgavimui reikalingas atskiras veiksmas ir rezultatų patikra.
Ar galima ištrinti originalius laiškus?
Pirmam procesui rinkitės išsaugojimą ir žymėjimą. Originalių dokumentų tvarką suderinkite atskirai, kad bandymo metu neprarastumėte šaltinių.
Pradėkite nuo aiškaus proceso
Paruoštą scenarijų ir PDF instrukciją rinkitės pagal naudojamas programas. Automatizaciją diegiate bei valdote patys savo paskyroje.
Peržiūrėti susijusį paketą →Platformos paskyrą galite susikurti čia. Jos ir kitų programų mokesčiai vertinami atskirai.