Pradėti verta nuo vienos pasikartojančios užduoties, kurios pradžia, veiksmai ir rezultatas jau aiškūs. Mažai įmonei pirmas projektas gali būti svetainės užklausų perkėlimas į registrą arba dokumentų surinkimas. Tikslas – sumažinti konkretų rankinį darbą ir patikrinti naudą prieš plečiant sprendimą.
Kaip atpažinti automatizavimui tinkamą darbą?
Savaitę žymėkite užduotis, kuriose kopijuojate informaciją, pervadinate failus, kuriate vienodus įrašus ar tikrinate būsenas. Prie kiekvienos užrašykite dažnį, vidutinę trukmę ir dažniausią klaidą. Pavyzdžiui: kasdien iš penkių laiškų perrašomi kontaktai, vienam laiškui skiriamos trys minutės.
Pirmam bandymui rinkitės darbą su skaitmeniniais duomenimis ir stabiliomis taisyklėmis. Jei kiekvienam atvejui reikia derybų ar individualaus sprendimo, automatizuokite pasiruošimą: duomenų surinkimą, užduoties sukūrimą ir perdavimą darbuotojui.
Ką rinktis pirmiausia: užklausas, dokumentus ar priminimus?
Paslaugų verslui tinkamas startas – formos užklausos įrašymas į vieną registrą su atsakingu darbuotoju. Administravimo darbams – aiškiai pažymėtų laiškų priedų išsaugojimas. Konsultacijoms – rezervacijos perdavimas į darbo kalendorių. Tai galimos pradžios kryptys, o ne vienodas receptas kiekvienai įmonei.
Palyginkite, kur dažniausiai prarandama informacija ir kur pasekmes lengviausia pastebėti. Jei nežinote, ar registre trūksta užklausų, pirmiausia įveskite jų numeraciją ir būsenas. Netvarkingą procesą sujungus su automatizacija, netvarka gali tiesiog atsirasti greičiau.
Kaip apibrėžti pirmo projekto apimtį?
Užrašykite vieną sakinį: kai gaunama nauja svetainės užklausa, sistema įrašo ją į klientų registrą ir priskiria atsakingą žmogų. Toliau išvardykite privalomus laukus ir vieną išimtį, pavyzdžiui, ką daryti, kai nėra el. pašto. Atskirkite šio etapo darbus nuo vėlesnių idėjų.
Pradžiai nenumatykite viso pardavimo proceso pertvarkymo. Pranešimai, pasiūlymų kūrimas ir ataskaitos gali būti atskiri etapai. Taip lengviau suprasti, kuri dalis veikia ir kokio pakeitimo iš tikrųjų reikia.
Kaip pamatuoti naudą be pažadų apie garantuotą atsipirkimą?
Tarkime, per mėnesį atliekate 100 veiksmų po keturias minutes. Rankiniam darbui tenka 400 minučių. Jei po automatizavimo išimčių tvarkymui ir priežiūrai lieka 100 minučių, skirtumas – penkios valandos per mėnesį. Tai iliustracinis skaičiavimas: savo atveju naudokite išmatuotą laiką.
Pridėkite diegimo laiką ir papildomas programų išlaidas. Vertinkite ir klaidų skaičių, ir tai, ar darbuotojas anksčiau pamato naują užklausą. Sutaupytos valandos tampa nauda tik tada, kai procesas patikimas, o komanda juo naudojasi.
Kada rinktis šabloną, o kada specialistą?
Šablonas tinka, kai jo programos ir veikimo taisyklės atitinka jūsų procesą, o nustatymus galite pritaikyti savarankiškai. Specialistas reikalingas, kai reikia jungti kitokias sistemas, sudėtingai skirstyti duomenis ar suplanuoti išimčių valdymą.
Prieš paleidimą sutarkite, kas tikrins rezultatą ir ką darys, jei procesas sustos. Pirmo projekto baigtis turėtų būti ne tik veikiantis bandymas, bet ir aiški kasdienio naudojimo tvarka.
Dažniausi klausimai
Ar automatizavimui būtinas dirbtinis intelektas?
Ne. Duomenų perkėlimui, failų saugojimui ir aiškioms atrankos taisyklėms dažnai pakanka įprastos integracijos.
Ar verta iš karto automatizuoti visą įmonę?
Pirmiau patikrinkite vieną procesą. Jo rezultatai padės nustatyti tolesnių darbų prioritetus.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.