Komercinių pasiūlymų automatizavimą pradėkite nuo vienodos dokumento struktūros ir patvirtinto kainyno. Sistema gali surinkti užklausos laukus, užpildyti dokumentą ir paruošti jį peržiūrai. Nestandartinių darbų apimtį, galutinę kainą ir pažadus klientui turėtų patvirtinti atsakingas žmogus.
Kokią pasiūlymo dalį verta automatizuoti?
Atskirkite pasikartojančią informaciją nuo sprendimų. Įmonės rekvizitai, paslaugos aprašymo blokai, užklausos numeris ir kliento kontaktas dažnai gali būti perkeliami pagal taisykles. Projekto rizika, išimtys ir individualios sąlygos gali reikalauti atskiros peržiūros.
Pavyzdžiui, valymo paslaugų įmonė iš formos gauna plotą, objekto tipą ir periodiškumą. Šie duomenys padeda parengti juodraštį, tačiau neatskleidžia visų darbų sąlygų. Automatizacija neturėtų pateikti galutinės kainos pagal nepatikrintas prielaidas.
Kokius duomenis pasiruošti?
Sukurkite vieną kainyno šaltinį, kuriame matytųsi paslaugos kodas, vienetas, kaina ir galiojimo data. Atskirai aprašykite, kurie darbai vertinami individualiai. Pasiūlymo dokumente numatykite vietas kliento informacijai, paslaugų eilutėms, terminui ir atsakingam žmogui.
Nuspręskite, kaip bus pateikiami mokesčiai ir nuolaidos pagal jūsų patvirtintą kainodaros tvarką. Jei kainyne nėra tinkamos paslaugos, juodraštį perduokite vertinimui. Trūkstama kaina neturėtų tyliai tapti nuliu.
Kaip išvengti pasenusios kainos ir neteisingos versijos?
Kiekvienam pasiūlymui skirkite ID ir versijos numerį. Išsaugokite, kokia kainyno versija naudota jo rengimui. Pakeitus kainą šaltinyje turi būti aišku, ar jau išsiųsti pasiūlymai lieka ankstesnės versijos, ar reikia naujo dokumento.
Galutinį PDF saugokite atskirai nuo redaguojamo juodraščio. Jei darbuotojas papildė dokumentą rankiniu būdu, pakartotinis scenarijus neturėtų jo perrašyti be aiškios taisyklės.
Kada galima siųsti klientui?
Rengimo ir siuntimo etapus atskirkite būsenomis „Ruošiamas“, „Peržiūrai“, „Patvirtintas“ ir „Išsiųstas“. Prie patvirtinimo išsaugokite laiką ir atsakingą žmogų. Prieš siuntimą tikrinkite gavėją, priedą ir patvirtintą versiją.
Pirmajam bandymui naudokite savo adresą. Patikrinkite ilgesnį įmonės pavadinimą, kelias paslaugų eilutes ir atvejį, kai trūksta kainos. Laiško negalima laikyti išsiųstu vien todėl, kad PDF buvo sukurtas.
Kaip įvertinti rezultatą?
Matuokite laiką nuo pilnos užklausos iki patikrinto juodraščio ir pataisymų skaičių. Jei dokumentas rengiamas greitai, bet vadybininkas nuolat taiso tas pačias vietas, pirmiau pataisykite šabloną ir duomenų šaltinį.
Specialistui pateikite nuasmenintą užklausą, kainyno pavyzdį ir norimą dokumentą. Katalogo šablono aprašyme atskirai patikrinkite, ar jis kuria dokumentą, ar tik perkelia duomenis; patvirtinimo ir siuntimo logiką gali reikėti pridėti.
Dažniausi klausimai
Ar DI gali pats nustatyti kainą?
Kainą grįskite patvirtintais duomenimis ir taisyklėmis. DI parengtas tekstas neturėtų tapti savarankišku kainodaros šaltiniu.
Ar PDF sukūrimas reiškia, kad pasiūlymas išsiųstas?
Ne. Dokumento kūrimas, patvirtinimas ir siuntimas yra atskiri veiksmai.
Pasirinkite kitą žingsnį
Norite individualaus sprendimo? Rinkitės specialistą arba pateikite poreikį rekomendacijai. Jei jūsų procesui tinka paruoštas šablonas, jį įsidiegiate savarankiškai savo paskyroje.